Frequently Asked Questions

Welche Informationen darf ich in Nextcloud verarbeiten?

In Nextcloud dürfen folgende Informationen verarbeitet werden:

  • Informationen zur uneingeschränkten Veröffentlichung.
  • Informationen, die nur für Hochschulangehörige bestimmt sind. (diese Informationen dürfen nicht für externe Benutzer freigegeben werden)
  • Informationen, die bei Veröffentlichung oder Verlust zu keinem Schaden oder Imageverlust der Hochschule oder des Betroffenen führen können.

Bitte beachten Sie zusätzlich die Hinweise zu personenbezogenen Daten weiter unten.

Welche Informationen darf ich nicht in Nextcloud verarbeiten?

In Nextcloud dürfen folgende Informationen nicht verarbeitet werden:

  • Informationen, bei denen die unberechtigte Einsichtnahme unter allen Umständen verhindert werden muss. Dazu zählen insbesondere aufgrund vertraglicher und gesetzlicher Verpflichtungen geheim zu haltende Informationen.

Bitte beachten Sie zusätzlich die Hinweise zu personenbezogenen Daten weiter unten.

Darf ich jegliche personenbezogene Daten in Nextcloud verarbeiten?

Nein. Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten ist eingeschränkt. Trotzdem ist Nextcloud für die Verwendung der üblichen personenbezogenen Daten freigegeben (siehe unten). Zu Einschränkungen kommt es, wenn es um sensible, personenbezogenen Daten geht. Beispielsweise dürfen in Nextcloud aktuell keine Gehaltsdaten oder Informationen zur gesundheitlichen Beeinträchtigungen festgehalten werden.

Gibt es eine vollständige Auflistung aller personenbezogenen Daten, welche (nicht) verarbeitet werden dürfen?

Nein. Eine vollständige Auflistung aller personenbezogenen Daten, welche verarbeitet werden dürfen bzw. nicht verarbeitet werden dürfen, gibt es nicht. Trotzdem wurden im Vorfeld einige personenbezogenen Daten betrachtet. Diese Daten können ohne Bedenken verarbeitet werden bzw. sind explizit für die Verarbeitung ausgeschlossen. Sollten Unsicherheiten bzgl. der Verarbeitung von bestimmten personenbezogenen Daten bestehen, so steht die Datenschutzbeauftragte der Hochschule oder die Mitarbeiterinnen von IT-Doku gerne für Rückfragen zur Verfügung.

Ist Nextcloud nur aus dem Hochschulnetz heraus erreichbar?

Nein. Nextcloud ist ohne VPN auch von außerhalb der Hochschule erreichbar. Beachten Sie bitte, dass der Abruf von Nextcloud nur innerhalb der EU gestattet ist.

An wen kann ich mich bei Fragen wenden?

Die Datenschutzbeauftragte der Hochschule und die Mitarbeiterinnen von IT-Doku stehen gerne für Rückfragen zur Verfügung.

Was muss ich beim anonymen Teilen beachten?

Das anonymen Teilen ist generell unter Einhaltung der Nutzungsbedingungen und der Datenschutzgrundverordnung erlaubt. In diesem Sinne freigegebene Links müssen mit einem Ablaufdatum mit einer maximalen Laufzeit von sieben Tagen versehen werden. Ausgenommen hiervon sind geteilte Lehrinhalte, welche maximal bis zum Ende des jeweiligen Semesters freigegeben werden dürfen. Der teilende Nutzer ist dazu verpflichtet festzuhalten, mit welchen Personen geteilt wurde. Weiterhin ist das anonyme Teilen von nicht-öffentlich zugänglichen, personenbezogenen Daten nicht zulässig.

Beispiel: Wird der beim anonymen Teilen genutzte Link per E-Mail geteilt, müssen die Empfänger festgehalten werden.

Dateien dürfen nicht mit anonymen Nutzern geteilt werden, wenn ...

  • ... die enthaltenen Informationen nur für Hochschulangehörige bestimmt sind.
  • ... die enthaltenen Informationen bei Veröffentlichung oder Verlust zu einem Schaden oder Imageverlust der Hochschule oder des Betroffenen führen können.

Unvollständige Auflistung der (nicht) freigegebenen, personenbezogenen Daten


(Haken) Freigegebenes personenbezogenes Datum (Fehler) Nicht freigegebenes personenbezogenes Datum

(Haken) Ablaufdatum(Haken) Bild (freiwillig)(Fehler) Entgeltgruppe(Fehler) Matrikelnummer(Haken) Sitzungsdauer(Haken) Vorgesetzte/r
(Haken) Akademischer Titel(Fehler) Bild (Pflicht)(Haken) Fachliche Zuordnung(Haken) Nachname(Haken) Sitzungsstatus(Haken) Vorname
(Haken) Anmeldedatum(Haken) Client IP(Haken) Familienstand(Fehler) Noten(Haken) Staatsangehörigkeit
(Haken) Anrede(Fehler) Client MAC Adresse(Haken) Geburtsdatum(Haken) Organisationseinheit(Haken) Standort (dienstlich)
(Haken) Anschrift (privat - freiwillig)(Haken) Clientnamen(Fehler) Gehaltsdaten(Fehler) Personalnummer(Haken) Studienbeginn
(Fehler) Ausfall durch Krankheit(Haken) Zweiter Vorname(Haken) Geschlecht(Fehler) Politische Meinung(Haken) Studiengang
(Haken) Austrittsdatum(Haken) Eintrittsdatum(Fehler) Gesundheitliche Beeinträchtigung(Haken) Position(Haken) Telefon, Handy (dienstlich)
(Haken) Bankname, BLZ(Haken) Email-Adresse (dienstlich)(Fehler) Gewerkschaftsmitglied(Fehler) Religion(Haken) Telefon, Handy (privat - freiwillig)
(Haken) Benutzergruppe(Haken) Email-Adresse (privat - freiwillig)(Fehler) Kinder(Fehler) Sexuelle Orientierung(Fehler) Telefon, Handy (privat - Pflicht)
(Haken) Benutzername(Fehler) Email-Adresse (privat - Pflicht)(Fehler) Kontoverbindung(Haken) Sitzungsbeginn(Haken) Verwendete Programme
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