Was muss ich zur Abschaffung der E-Mail-Subdomains wissen?

Was ist eine E-Mail-Subdomain?

Die E-Mail-Subdomain ist der Teil einer E-Mail-Adresse hinter dem @-Zeichen und vor "fra-uas.de". An unserer Hochschule steht die Subdomain bisher für die Abteilung bzw. den Fachbereich (bei Studierenden für die Zugehörigkeit).

Beispiel: max.mustermann@fb1.fra-uas.de

• Localpart: max.mustermann
• Subdomain: fb1
• Domain: fra-uas.de

Warum werden die E-Mail-Subdomains für Organisationseinheiten abgeschafft?

Die Hochschulleitung hat entschieden das NOVA-Projekt als Anlass für die Abschaffung der E-Mail-Subdomains zu nutzen. Folgende Aspekte haben zu dieser Entscheidung beigetragen:

• Für die Re-Organisation im Rahmen von NOVA müssten aufgrund der neuen Struktur viele neue E-Mail-Subdomains geschaffen und E-Mail-Adressen erzeugt werden. 
• Bei Abteilungswechseln erhielten Benutzer bisher jedes mal eine zusätzliche E-Mail-Adresse mit der entsprechenden Subdomain. Dies ist ohne E-Mail-Subdomains nicht mehr nötig, was den Verwaltungsaufwand stark reduziert. 
• Durch den Wegfall der E-Mail-Subdomains und damit des Organisationseinheitskontexts kann von Benutzern die gleiche E-Mail-Adresse für die gesamte Zeit an der Hochschule verwendet werden.

Ab wann gilt die Änderung?

Was bedeutet das für mich?

• Ihre bisherigen E-Mail-Adressen bleiben weiterhin für den Empfang erreichbar, können aber nicht mehr zum Versenden von E-Mails verwendet werden.
• Ihrem persönlichen Account wird eine zusätzliche E-Mail-Adresse gemäß der neuen Konvention (siehe nächster Abschnitt) als Primäradresse hinzugefügt.
• Sollten Sie aktuell eine Primäradresse haben, die von dieser Konvention abweicht, erzeugen wir daraus zusätzlich eine E-Mail-Adresse ohne Subdomain und machen diese zur Primäradresse (z. B. mustermann@fb1.fra-uas.de → mustermann@fra-uas.de)
• Haben Sie bisher ein E-Mail-Zertifikat zur Stärkung der Vertrauenswürdigkeit Ihrer E-Mails genutzt, verfällt dieses mit der Abschaffung der Subdomains (siehe hierzu die Frage "Was passiert mit meinem E-Mail-Zertifikat?").
• Bei neuen Benutzer*innen ab dem 05.05.2025 greift direkt die neue Konvention.

Wie sehen die neuen E-Mail-Adressen aus?

Der Localpart der neuen E-Mail-Adressen wird wie bisher erzeugt aus vorname.nachname

Die Domain wird je nach Benutzergruppe vergeben:

(1) keine Änderung gegenüber Status quo.

Was muss ich persönlich beachten?

Auch wenn kein Zeitdruck besteht: Aktualisieren Sie auf Websites, Visitenkarten, Flyern und sonstigen Kommunikationskanälen Ihre E-Mail-Adresse.

Machen Sie das aber erst nach dem 05.05.2025, da die neue primäre E-Mail-Adresse erst ab diesem Datum aktiv geschaltet wird.

Hinsichtlich der blauen Kacheln im Intranet geschieht das über das IDM automatisch. Sollte die Änderung nicht vollzogen werden, wenden Sie sich bitte an das IT-Kundencenter. 

Für die blauen Kacheln im Internet arbeiten die zentrale Webredaktion und das Dezernat Digitalisierung an einer möglichst automatisierten Lösung. Wenn die automatisierte Änderung bei Ihnen nicht funktionieren sollte, nehmen Sie bitte Kontakt mit der zentralen Webredaktion auf und teilen Sie Ihre neue primäre E-Mail-Adresse mit.

Aktualisieren Sie bei Gelegenheit auch die auf Ihren Frankfurt UAS-Websites per Hyperlink verlinkten E-Mail-Adressen.

Was passiert mit den bestehenden E-Mail-Adressen? Erhalte ich z. B. weiterhin meine Newsletter, die ich mit der alten E-Mail-Adresse abonniert habe?

Ja, Sie erhalten weiterhin alle E-Mails, die an Ihre bisherige E-Mail-Adresse gesendet werden. Es geht keine E-Mail verloren, die an Ihre bisherige E-Mail-Adresse verschickt wird.

Technisch funktioniert das so, dass Sie eine neue primäre E-Mail-Adresse erhalten, wie Sie das eventuell schon aus früheren Wechseln der Organisationseinheit kennen.

Diese neue und alleinige primäre E-Mail-Adresse wird zum Versenden verwendet.

Ihren bestehenden E-Mail-Adressen wird also eine neue primäre E-Mail-Adresse hinzugefügt. Ihr bisherige und alle früheren E-Mail-Adressen werden zu Alias.

Erst nach 10 Jahren oder – wenn früher – Ihrem Austritt wird Ihre bisherige E-Mail-Adresse (der Alias) mit Subdomain abgeschaltet. Vorher erhalten Sie jedoch einen Hinweis. Sie haben also viel Zeit, Ihre neue E-Mail-Adresse bekannt zu machen und deren Verknüpfung mit Konten zu ändern.

Ändert sich etwas bei der Anmeldung zu internen Online-Systemen und Software-Anwendungen?

Da Sie sich für fast alle bekannten internen Online-Systeme und Software-Anmendungen mit Ihrem IDM-Account (Benutzername und Passwort) anmelden, spielt die E-Mail-Adresse für die Anmeldung an diese Dienste keine Rolle. Systembenachrichtigungen werden an Ihre neue primäre E-Mail-Adresse geschickt.

Dort wo die E-Mail-Adresse für die Anmeldung und Authentifizierung der Nutzer*innen relevant ist, werden von den Systembetreuer*in entsprechende Maßnahmen ergriffen, um den Zugang weiter zu gewährleisten. Das betrifft z. B. CampUAS.

Für externe Online-Dienste (Konten, Newsletter, Abos etc.) empfehlen wir Ihnen, nach und nach die E-Mail-Adresse in der Kontoverwaltung dieser Dienste zu aktualisieren.

Es gibt mehrere Personen mit meinem Vor- und Nachnamen an der Hochschule. Wie lassen sich unsere Adressen zukünftig unterscheiden?

Die dienstälteste Person erhält die Adresse vorname.nachname@fra-uas.de, alle weiteren Personen erhalten Adressen nach dem Schema vorname.nachname2@..., vorname.nachname3@, vorname.nachnameX@.

Sollten Sie mit der Vergabe des Teils vor dem @-Zeichen in der neuen E-Mail-Adresse unzufrieden sein, weil beispielsweise nicht der Rufname als Vorname verwendet wurde, kann bei Bedarf und im Einzelfall ein weiterer Alias als E-Mail-Adresse vergeben werden. Bitte haben Sie aber Verständnis dafür, dass im Rahmen der Umstellung nicht jeder Einzelfall vorausgesehen werden kann.

Was passiert mit Funktionsadressen?

Bei bestehenden Funktionspostfächern wird es am 05.05.2025 keine Änderungen geben. Diese erhalten auch nicht automatisch eine zusätzlichen E-Mail-Adresse ohne Subdomain.

Für neue Funktionspostfächer werden ab diesem Zeitpunkt keine E-Mail-Subdomains mehr vergeben. Eine optionale Spezifizierung nach Organisationseinheit kann dann im Localpart, also vor dem @-Zeichen erfolgen. Hierbei können Fachbereichs- oder die neuen Dezernatskürzel verwendet werden (z.B. wilkommen.fb3@fra-uas.de, info.ficon@fra-uas.de).

Was mache ich wenn mir meine E-Mail-Adresse nicht gefällt, weil sie zum Beispiel zu lang ist?

Sie können selbstverständlich weiterhin E-Mail-Aliase beantragen, diese werden dann lediglich keine E-Mail-Subdomain mehr enthalten.

Ich habe noch eine E-Mail-Adresse mit der Endung @fh-frankfurt.de. Was passiert damit?

Wir nutzen den Umstellungsprozess, um diese E-Mail-Adressen abzuschalten. Das wird aber mit einer Frist von weiteren 6 Monaten nach Umstellung der E-Mail-Adressen auf die neue Systematik geschehen.

Alle Personen, die noch eine E-Mail-Adresse mit der Endung @fh-frankfurt.de nutzen (10 Jahre und älter) werden gesondert und rechtzeitig informiert, damit diese Personen damit genutzte Konten und Systeme anpassen können.

An wen kann ich mich bei Problemen wenden?

Wenn Sie weitere Fragen oder Probleme aufgrund der Abschaffung der E-Mail-Subdomains haben, wenden Sie sich bitte über unser Kundencenter an das Support-Team für den Bereich E-Mail. Es ist möglich, dass die Umstellung nicht jedem Einzelfall gerecht wird. Hier bemühen wir uns im Einzefall und bei Bedarf, eine einvernehmliche Lösung zwischen allen Beteiligten zu finden.

Was passiert mit Verteiler-Listen?

Sie erhalten alle E-Mails, die Sie über Verteiler-Listen empfangen, wie bisher. Ihre bisherige E-Mail-Adresse funktioniert noch weitere 10 Jahre (oder bis zu Ihrem Austritt) nach der Umstellung für den Empfang von E-Mails. Sie haben also viel Zeit, Ihre neue E-Mail-Adresse bekannt zu machen und deren Eintrag in Verteiler-Listen zu ändern.

Wenn Sie Verteiler in Microsoft-Outlook angelegt haben und nutzen, empfehlen wir Ihnen: Prüfen Sie diese Verteiler und aktualsieren Sie sie mit den neuen primären E-Mail-Adressen, falls das nicht automatisch geschieht. Das hängt davon ab, wie Sie Verteiler-Liste angelegt haben (z. B. nur mit Namen der Personen aus dem globalen Adressbuch oder die manuelle Eingabe von E-Mail-Adressen).

Maillinglisten auf dem List-Server der Frankfurt UAS müssen vom/von der Eigentümer*in bzw. dem/der Moderator*in innerhalb der 10 Jahre angepasst werden (s. oben). Die Versendeberechtigten für Mailing-Listen müssen jedoch zeitnah angepasst werden, da sonst kein Versand an die Listen möglich ist.

Was passiert mit meinem bestehenden E-Mail-Zertifikat?

Wenn Sie für Ihre bisherige E-Mail-Adresse beispielsweise ein DFN-Zertifikat genutzt haben – zur Stärkung der Integrität bzw. Vertrauenswürdigkeit Ihrer E-Mail-Adresse –, müssen Sie nach der Abschaffung der Subdomains folgendes beachten.

Ihr E-Mail-Zertifikat ist immer an eine bestimmte bzw. hinterlegte E-Mail-Adresse gebunden. Diese für das Zertfikat hinterlegte E-Mail-Adresse wird mit der Abschaffung der E-Mail-Subdomains nicht automatisch aktuailsiert. Mit der Abschaffung der E-Mail-Subdomains verliert Ihr bisheriges E-Mail-Zertifikant seine Gültigkeit.

Sie können aber jederzeit beim Dezernat Digitalisierung ein neues E-Mail-Zertifikat beantragen. Wie das funktioniert, erfahren Sie in Confluence hier.

BTW: Ein E-Mail-Zertifikat ist ein wichtiger Baustein, um die Echtheit und Vertrauenswürdigkeit Ihrer E-Mails zu belegen. Das Zertifikat ist keine Verpflichtung, aber zu empfehlen.