Warum gibt es Einschränkungen beim E-Mail-Versand?

Aus gegebenem Anlass wurden technische Schutzmaßnahmen für den Versand von E-Mails nach außen eingeführt. In den letzten Wochen kam es vermehrt zu ungewöhnlich hohem E-Mail-Aufkommen, das potenziell sicherheitskritisch war und zu einer Gefährdung der Mail-Infrastruktur hätte führen können.

Es hat bereits konkret zu Sperrungen und damit zu Einschränkungen im E-Mail-Versand geführt. Um solche Vorfälle künftig zu vermeiden und die Funktionsfähigkeit sowie die Reputation unserer E-Mail-Dienste zu schützen, wurde ein automatisiertes Rate Limiting aktiviert. Dies dient dem Schutz vor:

  • Spam-Versand durch kompromittierte Konten
  • Missbrauch der Infrastruktur durch automatisierte Prozesse
  • Blockierung durch externe Mailserver, wenn zu viele E-Mails in kurzer Zeit versendet werden

Aktuelle Versandgrenzen

  • Maximal 50 E-Mails pro Stunde dürfen nach extern versendet werden. Dabei zählen alle Adressen in den "An", "CC" und "BCC" Feldern.
  • Wird dieses Limit überschritten, wird der Versand für 2 Stunden gesperrt.

Diese Sperre betrifft ausschließlich den Versand nach außen. Der interne Mailverkehr bleibt davon unberührt.

Vorteile der Begrenzung

  • Schutz der Reputation unserer Mail-Domains
  • Vermeidung von Blacklisting durch externe Anbieter
  • Früherkennung potenzieller Sicherheitsvorfälle

Was tun bei einer Sperre?

Bei der Sperre wird der externe Versand für zwei Stunden gesperrt sowie ein Vorgang im Jira Kundencenter erstellt und der betroffene Account als Anfrageteilnehmer*in hinzugefügt. Die IT-Administrator*innen setzen sich dann mit der Inhaber*in des betroffenen Accounts in Verbindung.

Falls der Versand gesperrt wurde, empfehlen wir:

  1. Auf den Vorgang der IT-Administrator*innen zu reagieren.
  2. Die Ursache zu prüfen (z. B. automatisierte Prozesse, Massenversand).
  3. Bei wiederholten Sperren den IT-Support zu kontaktieren

Ausnahmegenehmigung beantragen

In begründeten Fällen (z. B. geplante Massenkommunikation) kann eine Ausnahme vom Rate Limit beantragt werden. Bitte nutzen Sie dafür folgendes Formular im Service Desk:

Ausnahme beantragen

Bitte geben Sie im Antrag den Zeitraum, die Anzahl der geplanten E-Mails sowie den Zweck der Kommunikation an.

Ähnliche Fragen

Die verwendeten Icons basieren auf den Font Awesome Icons und unterliegen deren Lizenzbedingungen (https://fontawesome.com/license/free). Die Icons wurden an das Farbschema der Hochschule angepasst.