Teams im Browser

Rufen Sie in einem beliebigen Browser folgende URL auf: https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-teams/log-in

Oben rechts in der Ecke können Sie dann auf "Anmelden" klicken.Es öffnet sich eine Anmeldemaske

Melden Sie sich dort mit Ihrem CIT-Account an. Bitte denken Sie hier an den zweiten Faktor. Nach erfolgreicher Anmeldung sehen Sie den Teams Client im Browser. Sie können nun alle Funktionen nutzen.

Teams in einer eigenständigen Anwendung

Je nach Betriebssystem kann die Applikation bei der Installation unterschiedlich gehandhabt werden. Wir empfehlen Ihnen den Download der Installationsdatei ausschließlich auf der offiziellen Seite von Microsoft vorzunehmen (https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-teams/download-app?market=de). Für BKS Geräte erfolgt die Installation, sofern nicht bereits vorinstalliert, über das Softwarecenter.

Nach Start der Applikation kann die Anmeldemaske je nach Betriebssystem unterschiedlich aussehen. 

Aus Ihrem Kalender:

1. Wechseln Sie auf der linken Seite von Teams zu Kalender und wählen Sie dann Jetzt besprechen in der oberen rechten Ecke aus.

2. Bearbeiten Sie den Besprechungsnamen und wählen Sie Link zur Freigabe abrufen aus, um einen Link für eine Besprechung zu generieren. Dabei haben Sie unter Besprechungsoptionen konfigurieren die Möglichkeit, die Besprechungsoptionen für das Meeting anzupassen.

3. Klicken Sie auf Besprechung beginnen, um den Bildschirm vor der Teilnahme an der Besprechung zu öffnen.

4. Klicken Sie auf Jetzt teilnehmen, um an der Besprechung teilzunehmen.
   
   

In einem Kanal:

So starten Sie eine Sofortbesprechung in einem Kanal:

1. Wechseln Sie zum Teams Symbol, ganz links auf der Seitenleiste in der Teams-App. Jedes Team (Gruppe von Menschen, die zusammenarbeiten) besteht aus verschiedenen Kanälen (spezielle Bereiche innerhalb eines Teams, z.B. ein Kanal für Marketing, in dem man sich gezielt zu dem Thema austauschen kann).

2.  Wählen Sie den gewünschten Kanal aus, in dem das Meeting stattfinden soll.

3. Klicken Sie in der rechten Ecke auf den Pfeil neben dem Kamera-Symbol , um im Dropdownmenü entweder eine Besprechung direkt zu starten oder eine Besprechung innerhalb des Kanals zu planen. 

4. Klicken Sie auf Jetzt beitreten, um an der Besprechung teilzunehmen.
   
   

Aus einem Gruppenchat:

Gruppenchatbesprechungen sind eine Möglichkeit, sich sofort zu Themen auszutauschen und sicherzustellen, dass alle Besprechungsaufzeichnungen und -nachrichten in diesem gespeichert werden. 

So starten Sie eine sofortige Besprechung aus einem Gruppenchat:

1. Wechseln Sie zum Chat Symbol, ganz links auf der Seitenleiste in der Teams-App.

2. Öffnen Sie den Gruppenchat, in dem Sie eine sofortige Besprechung starten möchten.

3. Klicken Sie in der rechten Ecke auf den Pfeil neben dem Kamera-Symbol , um im Dropdownmenü entweder einen Videoanruf oder einen Audioanruf auszuwählen.

   • Nachdem Sie eine Sofortbesprechung in einem Gruppenchat gestartet haben, sehen alle Mitglieder in diesem Chat, dass eine Besprechung  begonnen wurde.

   • Sie können den Gruppenchat öffnen und Andere anrufen, um teilzunehmen auswählen, um an der Besprechung teilzunehmen.

4. Wählen Sie den Liveindikator oben im Gruppenchat aus, um die Teilnehmer anzuzeigen.
   
   
   
   

5. Zusätzlich können Sie, unter Andere zum Beitreten anrufen, andere Personen im Gruppenchat zu der Besprechung direkt einzuladen.
   
   

   • Einzelne Personen anrufen: Wenn Sie einzelne Personen anrufen möchten, wählen Sie deren Namen und klicken auf anrufen.

   • Alle Personen anrufen: Um alle Personen innerhalb der Sofortbesprechung anzurufen, wählen Sie alle anrufen aus.
     
     

6. Wählen Sie im Anruffenster Verlassen aus, um die sofortige Besprechung zu verlassen.

   Hinweis: Wenn Sie nicht die letzte Person sind, die eine sofortige Besprechung verlässt, können Sie erneut teilnehmen, indem Sie den Gruppenchat öffnen und Teilnehmen auswählen. Wenn die letzte Person die Besprechung verlässt, werden alle benachrichtigt, dass die Besprechung beendet wurde.

Planen einer Besprechung

Wenn Sie eine Besprechung in Outlook planen, wird sie in Teams angezeigt und umgekehrt. Jede in Teams geplante Besprechung wird automatisch zu einer Onlinebesprechung gemacht.

Es gibt mehrere Möglichkeiten zum Planen einer Besprechung in Teams:

1. Gruppenchat: Um eine Besprechung mit den Mitgliedern eines Chats zu planen, klicken Sie auf das Chat Symbol, ganz links auf der Seitenleiste in der Teams-App und öffnen einen Gruppenchat. Wählen Sie über die drei Punkte in der rechten Ecke Besprechung planen aus.
   
   
2. Kalender: Wählen Sie Kalender  auf der Seitenleiste aus und klicken dann Neue Besprechung an. Dabei können Sie in dem Dropdown Menü über den Pfeil zwischen den Formaten Webinar, Versammlung, Klasse, Vortrag oder Liveereignis auswählen.
   
   Im Fenster Neue Besprechung stellen Sie alle notwendigen Besprechungsdetails ein.
   

Ändern des Hintergrunds vor dem Start einer Teams Besprechung

Die Einbindung der Hintergründe in Teams kann nicht zentral erfolgen. Sie können die Hintergründe selbst in ihrem Teams Client importieren und dann verwenden.

Ihr Hintergrund bleibt in all Ihren Besprechungen und Anrufen bestehen, bis Sie ihn erneut ändern.

1. Bevor Sie an einer Besprechung teilnehmen, schalten Sie Ihre Kamera und Ihr PC-Mikro und -Lautsprecher über die Regler ein und wählen Sie Hintergrundfilter aus.

2. Nun haben Sie die Möglichkeit zwischen verschiedenen Hintergründen zu wählen:
   a. Um Hintergrundeffekte zu deaktivieren, wählen Sie Keine aus.
   b. Möchten Sie klar und deutlich zu sehen sein, während alles, was sich hinter Ihnen befindet leicht verschleiert ist, dann wählen Sie über den kleinen Pfeil Standardunschärfe oder Portraitunschärfe aus.
   c. Für einen vordefinierten Hintergrund, klicken Sie auf einen beliebigen Teams-Hintergrund.
   d. Für eigene Hintergründe, fügen Sie einen neuen Hintergrund hinzu und stellen dabei sicher, dass es sich um eine .JPG-, .PNG- oder .BMP-Datei handelt.
   
   Hintergrundvorlagen der Hochschule finden Sie hier.
   
   

3. Wählen Sie Vorschau aus, um zu sehen, wie ihr ausgewählter Hintergrund aussieht, bevor Sie ihn anwenden, und wählen Sie dann Anwenden aus.

 Ändern Ihres Hintergrunds während einer Teams Besprechung

1. 1. Wählen Sie in Ihren Besprechungssteuerelementen über den kleinen Pfeil neben der Kamera oder über  Weitere  > Videoeffekte und -einstellungen aus.

   2. Nun haben Sie hier auch wieder die Möglichkeit zwischen verschiedenen Hintergründen zu wählen (siehe oben). Wählen Sie Weichzeichnen ,um den Hintergrund weichzuzeichnen, wählen Sie aus den verfügbaren Bildern aus, um ihn zu mit diesen zu ersetzen. Um ein eigenes Bild (JPG, .PNG oder .BMP Datei) hochzuladen, wählen Sie Neuen hinzufügen, Hintergrundeffekte zu deaktivieren, wählen Sie Keine aus.

   3. Wählen Sie Vorschau aus, um zu sehen, wie ihr ausgewählter Hintergrund aussieht, bevor Sie ihn anwenden, und wählen Sie dann Anwenden aus.

Gruppenräume in Teams

Um Gruppenräume zu erstellen, müssen Sie ein Besprechungsorganisator oder Referent sein, der zum Gruppenräume-Manager ernannt wurde.
Wenn Sie eine weitere Person als Besprechungsorganisator hinzufügen wollen, muss dieser ebenfalls aus derselben Organisation stammen.

Das Erstellen von Gruppenräumen ist nur in den Desktopversionen von Teams (Windows, Mac und VDI) möglich.

Erstellung von Gruppenräume vor der Besprechung 

Organisatoren oder Referenten müssen zuerst an der Besprechung teilnehmen, um Gruppenräume zu erstellen oder zu verwalten.

1. Wechseln Sie zum Teams-Kalender , und öffnen Sie die Besprechungseinladung.

2. Klicken Sie in der Registerkarte am oberen Rand auf Gruppenräume und wählen Sie Räume erstellen aus.

3. Wählen Sie die gewünschte Anzahl von Räumen (bis zu 50) und dann Räume hinzufügen aus.

   In diesem Beispiel wurden drei Räume erstellt, denen aber noch niemand zugewiesen wurde.

   

4. Wählen Sie Teilnehmer zuweisen aus.

5. Wählen Sie aus, ob Teams Personen gleichmäßig zu Räumen (Automatisch) zuweisen soll oder, ob Sie Personen selbst (manuell) zuweisen.

Sobald die Besprechung beginnt, können Sie die Gruppenräume öffnen.

Erstellen von Gruppenräumen während der Besprechung

1. Die Besprechung starten.

2. Wählen Sie in den Besprechungssteuerelementen Räume aus.

3. Gehen Sie wie folgt vor:

   1. Wählen Sie die gewünschte Anzahl von Räumen aus (bis zu 50).

   2. Wählen Sie aus, ob Teams Personen gleichmäßig zu Räumen (Automatisch) zuweisen soll oder, ob Sie Personen selbst (manuell) zuweisen.
      
      

      
      

4. Wählen Sie Räume erstellen aus.


Ändern der Gruppenraumeinstellungen vor der Besprechung

Gestalten Sie Ihre Besprechungen effizienter, indem Sie die Einstellungen für Gruppenräume anpassen, bevor sie beginnen. Besprechungsorganisatoren können vorausplanen, indem sie Gruppenräume erstellen und benennen, Teilnehmer in Räume sortieren, Timer festlegen und vieles mehr. 

Zum Ändern der Gruppenraumeinstellungen für Besprechungen, die Sie organisiert haben, müssen Sie zuerst an der Besprechung teilnehmen: 

1. Wechseln Sie zu Ihrem Teams-Kalender, und öffnen Sie die Besprechungseinladung.

2. Wechseln Sie zu Gruppenräume, und wählen Sie über das kleine Zahnrad in der rechten Ecke Einstellungen aus.

Manuelles Zuweisen von Personen in Gruppenräume

Weisen Sie jedem Gruppenraum Teilnehmer zu, wenn Sie dies nicht automatisch getan haben oder jemanden einem anderen Raum neu zuweisen müssen. Um Personen zuweisen zu können, müssen Sie ein Besprechungsorganisator oder Referent sein, der zum Gruppenräume-Manager ernannt wurde, und Sie müssen zuerst an der Besprechung teilnehmen.

Manuelles Zuweisen von Personen vor der Besprechung

1. Wechseln Sie zu Ihrem Teams-Kalender, und öffnen Sie die Besprechungseinladung.

2. Wechseln Sie zu Gruppenräume, und erstellen Sie die gewünschte Anzahl von Räumen.

3. Wählen Sie dann Teilnehmer zuweisen aus.

4. Wählen Sie Manuell und dann Nächste aus.

5. Wählen Sie die gewünschten Personen aus, indem Sie das Kästchen links neben dem Namen aktivieren und weisen Sie über den Pfeil nach unten einen Raum zu.

6. Wiederholen Sie die vorherigen Schritte, damit jeder in der Besprechung einem Raum zugewiesen ist.

7. Klicken Sie am Ende auf Speichern.
   '

Personen während der Besprechung manuell zuweisen

1. Wählen Sie in den Besprechungssteuerelementen Räume aus.

2. Wählen Sie Personen manuell zu Räumen zuweisen aus.

3. Klicken Sie auf Teilnehmer zuweisen und ordnen Sie die gewünschten Personen den Räumen zu (Kästchen links neben dem Namen aktivieren und über den Pfeil nach unten einen Raum zuweisen).
   
   

Bildschirm teilen

In Microsoft Teams können Sie Ihren Bildschirm innerhalb eines Videomeetings teilen.

1. Wählen Sie in einem Meeting rechts oben Teilen aus.

2. Nun haben Sie verschiedene Möglichkeiten, welche Inhalte Sie in welcher Form mit den anderen Teilnehmer*innen teilen können.:

   • Bildschirm erlaubt Ihnen, alles auf Ihrem Bildschirm zu zeigen.

   • PowerPoint Live erlaubt Ihnen eine PowerPoint-Präsentation in Referentenmodus anzuzeigen.

   • Microsoft Whiteboard erlauben Ihnen ein Whiteboard freizugeben, auf dem Teilnehmer gemeinsam skizzieren können.

   • Fenster erlaubt Ihnen, nur ein geöffnetes Fenster freizugeben, beispielsweise eine bestimmte App, die Sie offen haben.

3. Nachdem Sie ausgewählt haben, was Sie anzeigen möchten, wird ein roter Rahmen um das angezeigt, was Sie freigeben.

4. Wählen Sie Freigabe beenden, um das Anzeigen Ihres Bildschirms zu beenden.

Kamera ein- oder ausschalten

Vor einer Besprechung:

Um Ihr Video vor einer Besprechung zu aktivieren, schalten Sie die Kamera -Symbol „Kamera aus“ rechts ein, bevor Sie teilnehmen. 

Während einer Besprechung:

Um Ihr Video während einer Besprechung zu aktivieren oder zu deaktivieren, wählen Sie Kamera-in den Besprechungssteuerelementen aus.

Ändern von Audioquellen

Wenn Sie an einer Teams-Besprechung teilnehmen, können Sie Ihre Audioquelle auf dem Bildschirm vor der Teilnahme an der Besprechung auswählen. Die verfügbaren Audioeinstellungen variieren je nach ausgewählter Quelle.

Wenn Sie über die Teams-Desktop-App beitreten, können Sie aus mehreren Audioquellenoptionen wählen, bevor Sie beitreten. 

Freigeben von Sound während der Bildschirmfreigabe

Wenn Sie Ihren Bildschirm während einer Besprechung freigeben, können Sie Sound einschließen, damit andere hören können, was auf Dem freigegebenen Bildschirm wiedergegeben wird.

So geben Sie Sound während der Bildschirmfreigabe weiter:

1. Nehmen Sie an einer Teams-Besprechung teil.
2. Wählen Sie in den Besprechungssteuerelementen Symbol "Teilen" und dann "Sound freigeben" aus.
3. Aktivieren Sie die Umschaltfläche Ton einschließen .

4. Wählen Sie das Fenster aus, das Sie freigeben möchten, um die Bildschirmfreigabe zu starten. Die Teilnehmer*innen können während der Freigabe Audio von Inhalten auf diesem Bildschirm hören.

 Zeichnen Sie Teams-Besprechungen auf, um später darauf zu verweisen oder mit anderen zu teilen. Besprechungsaufzeichnungen erfassen Audio-, Video- und Bildschirmfreigabeaktivitäten und können sicher für Ihre organization freigegeben werden.

"Aufzeichnung starten"

In einer Teams-Besprechung kann jeweils eine Person aufzeichnen. Wenn Sie mit der Aufzeichnung einer Besprechung beginnen, werden alle automatisch benachrichtigt. Sie können auch Livetranskriptionen aktivieren und während der Besprechung anzeigen.

So starten Sie eine Besprechungsaufzeichnung:

1. Starten Sie die Besprechung.
2. Wählen Sie in Ihren Besprechungssteuerelementen "Weitere" und klicken dann "Aufzeichnen und Transkribieren" aus.

Aufzeichnung beenden

1. Wählen Sie in den Besprechungssteuerelementen "Weitere"und dann "Aufzeichnen und Transkribieren" aus.

2. Wählen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

   • Beenden Sie die Aufzeichnung, um die Aufzeichnung und Livetranskription zu beenden.

   • Beenden Sie die Transkription, um nur die Livetranskription zu beenden. Die Aufzeichnung wird fortgesetzt, bis Sie Aufzeichnung beenden auswählen.

Wichtig: 

• Teams-Besprechungsaufzeichnungen werden nicht mehr in Microsoft Stream gespeichert. Alle Aufzeichnungen werden jetzt in OneDrive for Business gespeichert.

• Wenn Ihr Organisation weiterhin Stream verwendet, beachten Sie Folgendes:
  > Nachdem eine Aufzeichnung beendet wurde, wird sie verarbeitet und in Stream gespeichert. Dann ist es einsatzbereit.
  > Wenn eine Aufzeichnung verfügbar ist, erhält der Besprechungsorganisator eine E-Mail. Die Aufzeichnung wird im Besprechungschat oder -kanal angezeigt.
  > Wenn ein Administrator eine Unternehmensrichtlinie zum Speichern in Stream festgelegt hat, akzeptieren Sie sie vor der Aufzeichnung.

Suchen von Aufzeichnungen

Aufzeichnungen sind je nach Besprechungstyp an unterschiedlichen Orten verfügbar.

• Die Aufzeichnung wird verarbeitet und im OneDrive for Business des Besprechungsorganisators gespeichert.

• Die Besprechungsaufzeichnung wird im Besprechungschat oder in der Kanalunterhaltung angezeigt (wenn Sie in einem Kanal eine Besprechung hatten).

Heben Sie Ihre Hand

Während einer Besprechung können Sie ihre Hand virtuell heben, um die Personen darüber zu informieren, dass Sie einen Sprechbeitrag leisten möchten, ohne die Unterhaltung direkt zu unterbrechen.

Wählen Sie in den Besprechungssteuerelementen am oberen Bildschirmrand die Option auslösen aus. Alle Teilnehmer*innen der Besprechung werden sehen, dass Ihre Hand erhoben wird.

In Besprechungen, in denen Teilnehmer*innen die Stummschaltung nicht selbst aufheben können, kann ein Referent ihnen erlauben, die Stummschaltung aufzuheben.

Tipp: Neben dem Heben der Hand können Sie auch aus fünf Live-Reaktionen wählen, um sich während einer Besprechung auszudrücken.

Senken Sie Ihre Hand

Teams erkennt, wenn Sie in der Besprechung gesprochen haben und eine Benachrichtigung informiert Sie darüber, dass Ihre Hand automatisch gesenkt wird. Wählen Sie Angehoben lassen aus, wenn Sie die Hand weiterhin erhoben zeigen möchten.

Sehen Sie, wer seine Hand erhoben hat

Wählen Sie Personen in den Besprechungssteuerelementen oben auf dem Bildschirm aus, um eine Liste aller Teilnehmer*innen der Besprechung anzuzeigen. Jeder, dessen Hand erhoben wird, hat ein Handsymbol neben dem Namen. Wenn mehrere Personen die Hände hoch haben, werden ihre Namen nummeriert, um der Reihe nach zu zeigen, wer ihre Hand früher erhoben hat.