Die Dateien auf Ihrem OneDrive bleiben so lange privat, bis Sie diese aktiv freigeben. Wenn Sie einen Ordner mit Bearbeitungsberechtigungen teilen, können die eingeladenen Personen diesen Ordner zu ihrem eigenen OneDrive hinzufügen. Dadurch lässt sich der freigegebene Inhalt gemeinsam mit den eigenen Dateien verwalten – Elemente können ganz einfach zwischen Ordnern verschoben und auch offline bearbeitet werden. Alle vorgenommenen Änderungen werden automatisch mit dem freigegebenen Ordner synchronisiert, sodass alle Beteiligten stets auf dem neuesten Stand bleiben.
Dateien und Ordner teilen in der OneDrive APP
Es gibt verschiedene Wege, um Dateien oder Ordner in der OneDrive-App zu teilen.
1. Dateien direkt mit Personen teilen
Zweck: Sie geben eine Datei direkt für bestimmte Personen oft innerhalb Ihrer Organisation frei (durch Eingabe der Personennamen).
Berechtigungen: Sie können steuern, wer die Datei ansehen oder bearbeiten darf.
Synchronisation: Personen mit Bearbeitungsrechten können die Datei in ihrem eigenen OneDrive speichern und offline bearbeiten.
So geht’s:
Datei oder Ordner im OneDrive unter "Eigene Dateien" auswählen.
Im Menüband auf Teilen
klicken.Personen eingeben, für die die Datei freigegeben werden soll, ggf. eine Nachricht im Textfeld hinzufügen.
Berechtigungen auswählen
Auf Senden klicken.
2. Datei-Link erstellen und weitergaben
Zweck: Sie erzeugen einen Link, den Sie beliebig weitergeben können (z. B. per E-Mail, Chat, Teams, Verteilerlisten).
Berechtigungen: Sie können einstellen, für wen dieser Link funktioniert (jeder oder nur bestimmte Personen) und ob die Datei bearbeitet oder nur anzeigt wird.
Flexibilität: Praktisch, wenn man einfach einen Link verschicken willst.
So geht’s:
Datei oder Ordner auswählen.
Über die 3 Punkte auf „Link kopieren“ klicken.
Berechtigungen über das Zahnrad einstellen.
Um die Linkberechtigungen zu ändern, wählen Sie das Zahnradsymbol für Einstellungen aus:
Jeder ermöglicht den Zugriff für jeden, der diesen Link erhält, ganz gleich, ob er diesen Link direkt von Ihnen erhält oder er von einer anderen Person weitergeleitet wurde. Dies kann auch Personen von außerhalb Ihrer Organisation einschließen.
Personen in <Ihre Organisation> mit dem Link gibt jedem in Ihrer Organisation, der den Link hat, Zugriff auf die Datei, unabhängig davon, ob er ihn direkt von Ihnen erhält oder von jemand anderem weitergeleitet wurde.
Personen mit bestehendem Zugriff können von Personen verwendet werden, die bereits Zugriff auf das Dokument oder den Ordner haben. Es werden keine Berechtigungen geändert. Verwenden Sie diese Einstellung, wenn Sie jemandem einen Link senden möchten, der bereits Zugriff hat.
Bestimmte Personen gewährt nur den angegebenen Personen Zugang, obwohl andere Personen möglicherweise bereits Zugriff haben. Wenn Personen die Freigabeeinladung weiterleiten, können nur Personen, die bereits Zugriff auf das Element haben, den Link nutzen.
Unter andere Einstellungen können Sie eine der folgenden Optionen festlegen:
Bearbeiten zulassen, Download blockieren, Ablaufdatum festlegen, Kennwort festlegen, Öffnen im Überprüfungsmodus
4. Nachdem Sie alle Ihre Linkeinstellungen und -berechtigungen festgelegt haben, wählen Sie Anwenden aus.
5. Auf Übernehmen klicken und Link teilen (ist in der Zwischenablage).
3. Dateien freigeben/teilen im OneDrive-Client (Datei-Explorer)
Um eine Datei oder einen Ordner im Explorer unter Windows 11 freizugeben, gehen Sie wie in der OneDrive-App vor. Klicken Sie mit der rechten Maste auf die Datei oder den Ordner und wählen dann Freigeben im Dropdownmenü aus. Hier haben Sie auch die Möglichkeit Ihre Datei oder Ordner direkt mit gezielten Personen zu teilen.
Zweck: Sie geben eine Datei direkt für bestimmte Personen oft innerhalb Ihrer Organisation frei (durch Eingabe der Personennamen).
Berechtigungen: Sie können steuern, wer die Datei ansehen oder bearbeiten darf.
Synchronisation: Personen mit Bearbeitungsrechten können die Datei in ihrem eigenen OneDrive speichern und offline bearbeiten.
4. Link erstellen und weitergeben
Rufen Sie den Freigabelink ab, den Sie weitergeben möchten: Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf eine OneDrive-Datei oder einen OneDrive-Ordner und wählen Freigeben aus. Legen Sie fest, wer auf den Link (Über das Zahnradsymbol) zugreifen darf, bestätigen Sie mit Übernehmen und klicken Sie anschließend auf Link kopieren, um ihn weiterzugeben.
Zweck: Sie erzeugen einen Link, den Sie beliebig weitergeben können (z. B. per E-Mail, Chat, Teams, Verteilerlisten).
Berechtigungen: Sie können einstellen, für wen dieser Link funktioniert (jeder oder nur bestimmte Personen) und ob die Datei bearbeitet oder nur anzeigt wird.
Flexibilität: Praktisch, wenn man einfach einen Link verschicken willst.
